メール会議 議事録。 【フォーマット例あり】書き方のコツを学んで見やすい議事録を作ろう

【フォーマット例あり】書き方のコツを学んで見やすい議事録を作ろう

メール会議 議事録

正式な議論の代表格は「会議」だが、忙しいビジネスパーソンの間で会議に次ぐ議論、コミュニケーションの手段として活用されているのが、言わずと知れたメールだ。 しかし、メールによる議論は、最適化や効率化が全く進んでいない。 それぞれの人が自分なりの「問題が起きにくい方法」を漠然と実行しているのが実情だろう。 最近ではソフトウェア開発で使われるバグトラッキングシステム「Trac」や、議事録ベースの会議支援システム「Sargasso XM」などの導入によってシステム化が進み、メールでの議論や相談は、社内では減りつつある。 実際、筆者が勤めるコミュニティーエンジンでも、各プロジェクトチームの会議や相談がメールベースで行われることはほとんどなく、単なる連絡や報告用に使われている。 連絡や報告に関してもTracやSalesForceなどのシステムがそれを吸収しようとしている。 しかし、そのようなツールを共有していない社外の人たちとの議論には、メールが不可欠である。 現在のところ、どの会社でも必ず共通に使っているシステムはメールくらいしかないからだ。 しかし、メールを使って効率の良い議論をするのはかなり難しい。 なぜメールでの議論は難しいのか? メールでの議論を困難にしている要因はいくつもある。 最大の問題は、「言外の情報」「行間の情報」を伝える手段が存在しないことだ。 実際の会議では、口調や表情、身振り手振り、顔の向き、座る位置、服装、会議室の場所、時刻、会議形式など、さまざまな要因によって「言外の情報」が伝わっている。 これらは、実際に話し合われたことに対するメタデータそのものだ。 メールではこれらがすべて省略されていて、利用可能なメタデータが少ない。 これによって理解が遅れたり、誤解が発生しやすくなったりする。 逆に、メールでは意識して意味の明確化を行う必要がある。 実例として、あるメーリングリストのアーカイブを見てみよう。 上記アーカイブでは、長く続くスレッドが頻繁に発生しているが、一体どのような議論が行われたのか、同じサブジェクトが連続しているため、全く想像することができない。 Thunderbirdのようなメジャーなソフトでも、上記のような表示形式を取っているのが現状だ。 このプラクティスでは、会議におけるそれぞれの発言が「意見」なのか「結論」なのか「ToDo なのか」を明らかにしていく。 議事録に記録されているそれぞれの発言に、「発言の種別」というメタデータを追加していくわけだ。 このプラクティスをメールでの議論でも実現することで、状況を大きく改善する可能性を持っている。 これは、メールのサブジェクト行に3文字のメタデータを付けて、メールを送信する意図を明らかにしようとする試みだ。 同様の方法は、英語圏の人を中心として使っている場面を見かける。 「FYI:」というサブジェクトのメールを受け取ったことのある人もいるだろう。 こういった方法論は、普及率が上がるにつれて価値が増大するので、普及を促進するためにOpenSubjectという名前を付けて広めようというのである。 OpenSubjectは、英語をベースとしたプラクティスである。 世界共通の記号を使える事に越したことはないのだが、私たちは日々やりとりしているメールは日本語だ。 また、表意文字であるという日本語が持っている力を使って、OpenSubjectをさらに強化することはできないものか? OpenSubject日本語版 というわけで、早速、日本語版を作成してみた。 その際、返信する際にメタデータを捨てずにSubject line を伸ばしてみた。 結果としては以下のようなサブジェクトができた。 Subject: 了解:要返:単:叩:Re: 究極の会議研究会• Subject: 不要返: 提案:加案:加案: 提案:メールも会議の一種だという説明つきがよいかも 一連のサブジェクトの流れを見てみよう。 まず1つめは、叩き台が投げられ、質疑応答の末、問題が解決したことが分かる。 また、2つめは、提案から始まり、アイデアの追加を経て、結論に至ったことが分かる。 このようにサブジェクトにメタデータを蓄積していくことで、実際に議論の流れが理解しやすくなった。 メタデータを漢字形式にしたことによって理解しやすくなったのは、単に私が日本人だからという理由だけでなく、表意文字の力もある。 表意文字であるという点を考慮すれば、さらに効果的な文字のセットを開発することができる可能性もある。 メタ思考の重要性 メールの本文を書いているときには、しばしば「何のために書いているのか」を忘れることがある。 その結果生まれてくるのが、相手に意図が伝わりにくい、複数の意味を兼ねてしまった、コミュニケーションや議論の道具としては不完全な文章だ。 OpenSubjectを実践するときには、メールを送信するときに、「そのメッセージがどういう意味を持つのか」「そのメッセージがどういう特徴を持つのか」「自分はなぜそのメッセージを送るのか」という事を考えざるを得ない。 メールの本文を書いた後に、サブジェクト行にタグを付ける段になって、本文の内容を再確認する必要が生じるのだ。 実際に私が今回試した中でも、最後にタグを付けるときに、本文の内容を2つに分割する必要があると気づいたこともあった。 メールのやりとりに参加する全員がこのように考えることによって、自然と、メールの内容自体を再度読み直すようになる。 この、メールの内容そのものについてメタ的な思考を促すという効果は、OpenSubjectが持つ効果の中でも最も重要な部分だ。 これにより、XMのほかのプラクティスである「ゴールの共有化」といった重要なプラクティスが結果として実行されることにつながる。 究極的には「メールによる議事録ドリブン」が実現するだろう。 追加的なプラクティス OpenSubjectを実際に運用するときには、追加的なプラクティスとして以下のような行動が必要になりそうだ。 まず、1つのメールのスレッドの全体で、OpenSubjectの利用を必ず徹底するほうがいい。 途中で途切れてしまうと、価値が半減してしまう。 OpenSubject自体の簡潔な説明を、アクセスしやすい位置に置いておくこと。 メールのシグネチャに簡単な説明を追加しておくと良いだろう。 日本語版の説明用シグネチャを用意しておくので、コピーし、メールの署名などに付けて活用していただきたい。 itmedia. html.

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役員全員がWEB会議参加の場合の取締役会招集通知・議事録の書き方

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・件名は簡潔になるよう心がける メールの件名はできるだけ簡潔にまとめ、会議の名称やおおまかな内容がひと目で伝わるようにしましょう。 以下の例を参考にし、できるだけ短文で要点が分かるような件名を考えてみてください。 最低限「何の会議をするのか」については、可能な限り相手に伝わる件名としましょう。 ・会議の開催日時などは5W1Hを意識 会議案内の中でも重要な日時などは、 「5W1H:(Who(誰が)When(いつ)、Where(どこで)、What(何を)、Why(何故)、How(どのように))」を意識することが基本です。 また、会議の内容や背景・日時・開催場所などの要点がひと目で読む人の頭に入るよう、箇条書きにすると分かりやすくなるでしょう。 長文などを多用しメールの内容が冗長になってしまうと、せっかく記載した重要な箇所が目に留まりにくくなるため、注意してください。 また、日時などを告知する場合には、時間を「13:00」、「15:30」などのように24時間制で記述すると良いでしょう。 ・会議の背景や目的について記載 メールを受け取った方ができるだけ多く会議に出席してくれるようにするには、会議の目的や背景などを簡潔かつ具体的に記載することも大切です。 読みにくく会議の主旨が分かりにくい内容のメールだと、最後まで目を通す前に欠席を決めてしまう方もいるかもしれません。 ・コロンの位置や「」は位置を揃える メール本文の、コロンの位置や「」(カッコ)の位置は、できるだけ揃えて記載しましょう。 細かいことに感じるかもしれませんが、記号や見出しの位置を揃えてあるだけでも整った印象を与え、メールを読み進めやすくすることができます。 案内メール送信時の注意点 ・社内への案内の場合 社内宛てのメールの場合、 冒頭文は「お疲れさまです。 」の文言で始めることがマナーです。 どのような送り先であっても、社内メールであれば「お疲れさまです。 」の文頭で統一しておくと無難でしょう。 ただし、会社によって省略をルールとしている場合はその限りではありません。 ・社外への案内の場合 社外宛てのメールの場合は、冒頭文を「お世話になっております。 」で始めることが基本マナー。 「大変お世話になっております。 」や、「いつもお世話になっております。 」などのように、少し言い回しを変えても良いでしょう。 ・資料の添付ミス 会議では資料が必要になる場面もありますが、当日に資料を配布すると、会議のかなりの時間を資料の説明に費やすことになってしまいます。 そのため、事前に参加者が内容に目を通せるよう会議の案内メールに資料を添付しておきましょう。 しかし、この案内メールでよくあるミスが、資料の添付忘れです。 添付するつもりの資料を忘れて、後で再送しているケースなども見られますが、添付忘れや添付ミスは送信者側にとっても二度手間になりますし、受信者側にも複数のメールを開かせることになり、余計な工数がかかります。 やりとりをスムーズに進めるためにも、メールを送る前には必ず、ファイルが正しく添付されているかどうか念入りに確認してください。 ・アフターフォローについて 案内メールは、「送信しておわり」にしないようにしましょう。 特に、参加の可否については返信をもらえる内容にしておくと、事前に出席者をある程度把握できます。 また、案内メールがOut lookの予定表などと連携できない場合、出席予定者に対しては、会議当日の直前(2~3日前が目安)にリマインダーを送っておくと良いでしょう。 参加者がうっかりスケジュールを見逃してしまうことのないよう、再度参加をうながしておくと確実です。 案内メールの例文をご紹介 ・社内向けの案内メールの例文 メール件名:【3月度】定例ミーティングのご案内 営業部 各位 お疲れさまです。 さて、3月度の定例ミーティングを以下のとおり開催いたします。 つきましては、会場および資料準備の都合により、2月22日(金)までにご出欠についてご返信いただけますと幸いです。 引き続き、何卒よろしくお願いいたします。 先日は、お電話にてご相談ありがとうございます。 その際にお話しいたしました、新ツール導入に関するお打ち合わせの日程が決まりました。 つきましては、以下にお打ち合わせの詳細を記載いたしましたので、ご確認くださいますと幸いです。 新ツールの概要説明 2. 新ツールの導入費用や時期、社内研修時期の決定 3. わざわざ弊社までお越しいただきますことまことに恐れ入りますが、 当日はどうぞよろしくお願い申し上げます。

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議事録の書き方・例文集~上司も認める議事録の書き方をマスターしよう!~ 2

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議事録とは 議事録とは、会議やミーティング、打ち合わせ時の内容や出席者、決定事項などを記録した文書のことです。 議事録をどのぐらい詳細に記載するかは、会社の方針や目的によって異なります。 議事録の目的 議事録の書き方を学ぶ前に、議事録の目的を確認しておきましょう。 議事録は、 会議やミーティングの内容や決まったことを記録するための文章です。 会議の内容や決定事項なら、「参加していた人たちは、すべてわかっているから議事録なんていらない」と思いがちですが、欠席してしまった人に共有したり、後で忘れてしまっても思い出せるように記録するという目的があるんです。 会議日と同じとは限りませんがなるべく早めに作るのが望ましい。 この議事録を作成した人の部署名と氏名。 概要 どのような会議かという会議の内容の概略を記入する。 日時 会議を行った日付。 必要があれば時間も記入する。 場所 会議を行った場所。 出席者 会議に出席した人の氏名を列挙する。 人数が多そうなら、多めに枠を取る。 議題 会議で話し合われる内容。 1つのことも複数のこともあるので、複数の場合は列挙する。 内容 会議で話し合われた内容を記述する。 長々と文章で記述するよりも、簡潔に箇条書きにした方が後で見やすい。 決定事項を別の欄に記述する場合は、内容だけで決定事項は書かない。 決定事項 最終的に、会議で達した結論をまとめる。 意外にも結論が出ないということもあるので、決まったこと決まらなかったことも書いておくと後で見返したとき便利。 ToDo 会議の結果を受けて、誰が何をいつまでにやるのかを記述する。 備考 内容や決定事項などに記入しなかった項目をここに書いておく。 なくてもよいが、あとから書き足したいこともあるので合った方が便利。 添付資料 会議に提出された資料があれば記述しておく。 次回予定日時 次回に会議が開催されることが決まっている場合は日時を記入。 次回予定内容 次回の会議の内容がわかっている場合は記入。 承認欄 上長に議事録の内容を承認してもらう場合の承認欄。 議事録の例文とサンプル 議事録を実際に書く時の基本は、会議の決定事項の記録と情報共有を意識して書きます。 特に会議に出席している人たちには当たり前のことでも、後から読み返したり、その場にいなかった人にはわかりにくいことがあるのでわかりやすく書くことが重要です。 議事録テンプレート 社内、社外の会議の時に必要な 議事録テンプレートが無料ダウンロードできます。 エクセル版とワード版があり、カラーの無いシンプルなものから、デザインや色がついたおしゃれなものまで自分の会社の規定やプロジェクトのフォーマットに合わせて利用できます。 エクセル版 会議やミーティングで使える無料のエクセルテンプレートを紹介します。 A4縦型の見やすい議事録テンプレートを用意しましたので、これらを元にして自社の共通フォーマットを作成してください。 会議に出席した人たちの認識を合わせる 会議に出席しなかった人にも内容を伝える 会議での決定事項を後で参照できる 書き方のコツ1:フォーマットを統一する 議事録のフォーマットが社内で決められていない場合、それぞれの記録者が自分の使いやすいフォーマットで議事録を書いてしまうことがよくあります。 議事録がバラバラの書式だと、後から見返したときに読みにくいばかりか、必要な項目がなかったりするので会社に統一されたフォーマットがない場合は、どの書式を使うのかを始めに決めておくといいでしょう。 書き方のコツ2:目的を明確にしておく 目的を明確にしておくと、後から読み返したときに何の議事録か、結果はなにかがわかりやすくなります。 何時間も会議をして結局何の会議だったのかわからなかったというのはよくある話です。 前回の話を繰り返すといったことも避けるために、次回のテーマや目的などもきちんと記しておくと無駄な時間をさけることができます。 書き方のコツ3:不明点はその場で確認する 不明点が多い議事録は、取ってないのと同じで後から読み返したときに読みにくくなります。 議事録をとっていると、書くことに夢中で聞き漏らしたり、何が議題なのかわからないまま書き続けるということがおこります。 後になってからは、忘れてしまうことも多いので、議事録はその場で書き、不明な箇所は確認しておきましょう。 議事録が簡単に作成できる音声認識ツール 未だに議事録はエクセルやワードで作成するという企業が多いですが、議事録を音声認識で自動的に作成してくれたり、議事録の履歴をWebで共有可能という便利なサービスなども提供されています。 ここでは、そんな議事録を作成するのに便利なツールを紹介します。 Googleドキュメント Googleドキュメントの自動文字起こし機能を使えば無料で議事録の作成が楽チンに!GoogleドキュメントはMicrosoftのWordに似たテキストエディタですが、ネットで共有することもできるので、音声認識で作成、共有がスムーズにできます。 だだし、音声認識は、さすがに完ぺきではないので見直しと修正はある程度必要です。 それでも、誰かがずっと記録係をする必要もなくなり議事録の作成はかなり効率がよくなります。 GIJI 音声認識ができるWebで議事録を作成するためのツールです。 日本語・英語・中国語・韓国語の4各国に対応しているので、海外との打ち合わせにも問題なく利用できます。 音声認識マイクで会議の音声を認識し、次々に発言をテキスト化。 記録係が、議事録を一生懸命書かなくとも自動的に議事録が完成してしまいます。 クラウド型のツールなので、作成中の議事録は各メンバーとリアルタイムで共有が可能、会議中にも全員で同時編集できるので会議が終われば議事録を共有と承認が楽になります。 COTOHA Meeting Assist NTTコミュニケーションズ株式会社が提供している「COTOHA Meeting Assist」は、人工知能により会話をテキストに変換する議事録自動作成ツールです。 月額5万円~ ディスク容量や録音時間で異なる と費用はかかりますが、定例のミーティングが多いなど議事録を作成する機会がある会社では重宝するかもしれません。 また、日本語、英語、中国語など10種類の言語に同時翻訳が可能なので、海外との会議も通訳や翻訳ソフトを介さずにスムーズに行えるのが強みです。 Smart書記 Smart書記は、会議や取材、講演などの記録が必要な場面でマイクから収音した音声を、AIによる音声認識でテキスト化するソフトです。 クラウド型なので、PC、タブレット、スマホなどの環境で使用可能。 また、話者が複数でも会話が一つの収録としてリアルタイムに共有できます。 費用は月200時間で10万円と他のツールよりかかりますが、初期費用や保守費用なし、利用人数は無制限なので用途があえば、決して高いとはいえないでしょう。 AmiVoice アドバンス・メディアの音声認識技術 AmiVoiceは、会議・講演会・インタビュー等の発言を自動でテキスト化してくれるソフトウェアです。 ディープラーニング技術によって、高い文字認識率があり、面倒な文字起こし業務を機械に任せることが可能。 議事録作成業務の負担軽減、コスト削減、スピードアップができます。 まとめ 今回は議事録について、書き方やフォーマット、テンプレートを紹介しました。 議事録で大事なのは、.

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