会議 の あり方。 会議でありがちな5つの無駄と、生産性を上げる10の改善策

大学入試のあり方に関する検討会議:文部科学省

会議 の あり方

会社のことを考えていますか? 事務的な報告で終わっていませんか? ただ集まって、報告を聞くだけ。 これでは幹部会議の意味がないです。 まず皆が企画を持ち合わないと・・・・ 会社を良くするための企画案を持ち寄ることです。 つねに会社を良くするための案を考えることが仕事です。 逆に言うと、会社のことを考えている方を幹部にすべきです。 勤めているだけでは一般の社員と変わりません。 何でも良いのです。 会社がプラスになることを何か提案することです。 幹部会議に参加させていただいてよくある光景は、 「では、武内さんお願いします。 」 と言われて、進行を任されます。 ほとんどの場合、私の独演会になってしまいます。 これは理想の形ではないです。 皆が持ち寄った意見について一つ一つ吟味して、ジャッジする場にしないと活きてきません。 それともう一つ、幹部の方の企画を事前にコピーして全員でチェック しておくことです。 だから会議の場はジャッジを下す場として使います。 そうすると効率的に運営できます。 この幹部会議のあり方で会社は決まるのではないでしょうか? 他人頼りではダメです。 自分の意見を持って会社を変えてやろうというくらいの気概が欲しいです。 また、その後の改善スピードも大事です。 幹部会議自体のあり方を変えていかないと、会社が良くならないのでは? もう一度考え直されてはいかがでしょうか? 幹部としての意識と意見を持った方は何人おられるでしょうか? どういう会議にするかで、意識も業務内容も大きく変わってきます。 是非、意見の出る会議にして下さい。

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会議のやり方を変えて生産性をアップさせる5つの方法

会議 の あり方

こんにちは、HR NOTE編集部 野上です。 今年に入り「働き方改革」というワードが、かなり注目を浴びるようになりました。 そのため、経営者や人事部の方々は、「残業の削減」や「生産性の向上」にむけていろいろな施策を試行錯誤されているのではないでしょうか。 生産性を上げるために、社員の業務を一つ一つ洗い出してみると、本当に必要な業務にかけている時間のほかに、無駄に時間をかけている業務が意外と多いことに気づくかもしれません。 「会議」はそんな無駄が多いといわれる業務の1つです。 会議では企業や経営の方向性を決めたり、よいアイデアや意見が生まれることが多く、仕事を進める上で果たす役割は十分あります。 そこで本記事では、会議で無駄といわれる場面、生産性の高い会議にするための改善策についてまとめました。 無駄な会議でありがちな場面 会議をすすめるにあたって「 無駄だ」と言われる場面やシチュエーションをまとめてみました。 普段参加している会議や、会社の中でおこなわれている会議などと照らし合わせてみましょう。 目的のない会議 慣例としておこなわれている定例会議や、報告会議などがあると思います。 意見交換して決めるべき議題がない場合は思い切って会議をなくしましょう。 メールで情報共有すれば会議を開かなくてもいい場合があるかもしれません。 何かを決定しなければいけないという目的がない会議であれば、他に代用できる方法に切り替えてみると、生産性の向上が見込めるかもしれません。 決議を先延ばしにする 会議で意思決定するべきことを先延ばしにすることで、その後のプロジェクトの進行や業務に支障が出てしまいます。 その場で決められるように上司やクライアントなどに予め確認を取っておくなど工夫が必要です。 会議の時間を守らない つい議論が白熱して1時間のはずが2時間も経っていたという経験は多くの方がされているのではないでしょうか。 いつまでたってもいい案が出ないからといってただ座っているような会議は意味がありません。 会議が進まない時間、あるいは延長された時間をなくすことが会議の無駄を省くことになります。 参加しなくてもいいメンバーがいる 会議に不要なメンバーが参加していることがあるかもしれません。 もし、1時間の会議に3名の不要なメンバーが参加していれば、計3時間もの会社の工数を無駄にしてしまうことになります。 会議をする際には、参加する社員を検討した上で、参加メンバーを決めるようにしましょう。 やたらと資料が多い 会議には提案資料や報告資料など、多くの資料が必要になることが多くあります。 このような会議をおこなう場合、資料を用意する社員、資料に目を通す社員の両者にとって大きな負担になります。 会議の目的をアイデア出しのための会議とするのであれば、アイデア出しのために時間を費やし、思い切って資料をなくすか必要最低限の資料に止め、参加者の負担を減らすような工夫をして、話し合いに集中できるような会議を目指しましょう。 会議の生産性を上げる取り組み10選 これまで紹介をしてきた、会議でありがちな無駄をなくして、生産性を上げるために必要な施策を考えてみました。 企業によっては、ここで紹介する10の取り組みが型にハマるかどうかはさまざまかと思いますが、是非参考にしてみてください。 日ごろの面談や報・連・相で解決できる問題もある 社内コミュニケーションがうまくいっていない会社ほど、無駄な会議が多い傾向にあります。 たとえば、定例会議で若手社員が大きな問題を抱えて悩んでいても「実はこのような問題がありまして……」なんてなかなか言えるわけがありません。 こうした業務上の問題を解決するには、日ごろの『 報・連・相(報告・連絡・相談)』を徹底することが大切です。 社員の『 報・連・相』ができていれば、部下や若手社員との定期的な面談をして問題や悩みをヒアリングすることができます。 このように、部下が上司や先輩社員に相談やアドバイスがもらえる関係を日ごろから築いていくことは、無駄な会議の削減、業務の生産性の向上につながっていきます。 短時間の打合せで問題解決できる場合も 一般的に会議をおこなう際には、参加者のスケジュールの確認、会議室の予約、目的や議題などを決めるといったプロセスがあると思います。 しかし、緊急な問題やトラブルが起きたとき、このプロセスをこなしている余裕がないとおなるべく時間を空けずに数人で集まって短時間で話し合って問題解決すれば会議をしなくて済む場合も多いでしょう。 無駄な会議を減らすにはこうした工夫も効果があります。 会議の目的と議題は事前を決めて参加者に共有しておく 仕事の生産性を上げるために、TODOリストの活用や手帳でタイムマネジメントをしている人は多いはずです。 会議にもこの手法を活用すれば会議の効率もアップします。 会議で「何を決めるのか」あるいは「何について話し合うのか」を明確にしておくことが一番大切です。 主催者は会議の目的と議題をあらかじめ決めて、遅くとも会議の前日までには目的と議題を参加者全員に共有しておきましょう。 これにより、参加者はあらかじめ目的と議題に対して事前に考える時間ができるので、会議がはじまったらすぐに議論ができて活発に意見交換ができるようになります。 会議は長くて90分まで。 始まりと終わりの時間を守ろう 人間の集中力が持続するのは90分までと言われるように、90分以上の会議は効果的だとはいえません。 会議の時間は目的や議題に合わせて30分から長くても90分に収めましょう。 さらに、会議の始まりと終わりの時間は厳守する努力と工夫が参加者1人ひとりに必要です。 時間を守って会議に集中することで会議の生産性をあげましょう。 会議に必要なメンバーだけを招集しよう 会議の目的に合わせて参加が必要な人だけを招集しましょう。 参加メンバー全員が気概と責任を持って進んで発言すれば、おのずと会議の生産性も上がって目的を果たすことができます。 ファシリテーター役を必ず準備しよう 発言力がある人、声の大きい人などの意見だけが通ってしまっては、会議をおこなう意味はありません。 また、会議での決定事項に反対意見だった参加者からも納得、合意を得られてこそ会議を開く意味があると思います。 参加者全員が納得できるように会議を進めるには ファシリテーターが必要になります。 ファシリテーターには、会議の目的達成に向けての進行役、議題ごとのタイムキーパー役、参加者から意見が出ないのであればアイスブレイクなどで場の雰囲気を活気づけるなど会議の舵取り役などのスキルが必要になってきます。 また、ファシリテーターは中立の立場で会議を誘導する力が求められます。 なので、意見が対立した場合には、本来の目的は何だったのかを思い出させる問いを投げかけたり、意見の本質を突いて質問を投げかけて議論を活発化させたり、また色々と飛び交う意見をまとめるためにホワイトボードに書き出して整理したりと、状況に合わせて会議の進行をサポートしなければいけません。 もし、事前に意見の対立が予想される場合には、ブレインストーミングを応用して参加者それぞれの意見を事前に付箋などに書きだしてもらい、ホワイトボードに貼り出すなどして、全員で一つ一つの意見に対して議論をおこなうなどの工夫が必要になってきます。 ファシリテーターとは経験を重ねることで、その能力が上がっていきます。 ときには参加者がサポートやフォローをしながら、ファシリテーターを育てていくという心持ちが大切です。 会議の最後に全員の認識確認をしよう 会議の最後には必ず、参加者全員の認識にズレがないかを確認しましょう。 この確認を怠ってしまうと、会議の決定事項にくい違いが起こり、同じ目的の会議をもう一度やることになりかねません。 ホワイトボードで議事録として活用、最後に撮影して共有しよう ホワイトボードに会議の目的と議題をはじめに書いておき、そこへ出てきた意見や議論を書き加えていきましょう。 ブレインストーミングなら付箋に書いたアイデアをホワイトボードに張り、意見交換をしながら意見をまとめましょう。 こうしてホワイトボードを議事録代わりに書込み、修正しながらまとめ、最後に撮影してデータをメールで共有すれば、議事録を作成する手間が省け、業務時間を他の業務に充てることができます。 会議で決まったことを実行しよう せっかく会議で決めたことでも、実行に移されなければ意味がありません。 新しい習慣を始めるにはエネルギーが必要ですが、参加者が率先して実行することで実践者が増え問題解決につながります。 また、会議での決定事項がすぐに実行されているのであれば「 会議から会社を変えていけるんだ」と社員が感じられるようになり、社員の会議に取り組む姿勢に変化がみられ、生産性の向上が見込めます。 Office365の「MyAnalytics」ならAIが無駄な会議や働き方に改善ヒントをくれる マイクロソフトのクラウドサービスのひとつに「 」があります。 これは 働き方改革支援ツールとして業務内容を分析して業務の無駄を可視化して教えてくれます。 また、会議中のメールやドキュメント作成などの内職の頻度を分析し、内職が多いと会議の主催者に「Bさんは義理で会議に招待していませんか?」といった通知を出して参加者の再考を促してくれます。 こうして自発的な業務改善を促すことができるかどうかを、日本マイクロソフト社内の人事、ファイナンス、マーケティング、営業の4部門で効果検証した結果、ファイナンス部門は会議時間を27%短縮でき、人事部門は個人の業務時間を50%増やすことができたそうです。 日本マイクロソフトでは2020年に向けて「働き方改革」を活性化する推進活動として「」を2017年7月に設立予定で、今後の活動の行方も注目されています。 まとめ いかがでしたでしょうか? 会議は仕事を進めるうえで欠かせない重要なものです。 その生産性を高めるには決められた時間内で会議の目的を果すことだけに集中できるよう、工夫や改善できることを知恵を絞って考え抜いて実行してみる、そしてPDCAを回すことで無駄が効率化、生産性へと改善されていきます。 まずは人事部の会議から改善策を取り入れ、効果を検証しながら各部門へ働きかけて導入を推進しましょう。 各部門からの相談に乗ったりサポートしながら小さな成功体験を積み重ねていけば、組織全体に浸透していき、業務の生産性向上へとつながるのではないでしょうか。 HRシステムを導入検討しているご担当者様.

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上手な会議の進め方 有意義だったといわれるためにすること

会議 の あり方

社会人や学生の方ならば ミーティングをするという機会も 多いのではないでしょうか? みんなで集まって、 同じ時間を共有して、 いろいろな議題について話し合う。 筆者の私もいろいろなミーティングと 呼ばれているものに参加をしてきましたが 「有意義なミーティングだった」 と感じることもあれば 「このミーティングには意味があったのか?」 と疑問に思うようなものもありました。 今まで経験をしてきた意味のない ミーティングの特徴をまとめてみると、 ・話し合いがグダグダで何も決まらない ・無言の時間が多い。 ・誰からも意見が出てこないためまとまらない。 ・そもそも論点がずれている。 こんな風にミーティングをしている意味のない 経験もたくさんあります。 有意義なミーティングにするための基本は 「ミーティングをなんのためにやっているのか?」 ということを目的を認識する必要がありますね。 ミーティングと会議の違い ミーティングと近い言葉で 会議があります。 この2つの違いわかりますか? ミーティングが英語で「meeting」と書きます。 比較的少人数での集会や会合となっており、 スタッフミーティングなどと使われることがあります。 みんなで話し合いもしますが、 テーブルを囲んで がやがやと意見を出し合って その中から ひらめきやアイデアを見つけることも ミーティングのだいじな要素です。 そのミーティングの議題によっては、 ランチミーティングや カフェミーティングなど フランクな感じで進めることもあります。 他にもミーティングは 打ち合わせ という言葉としても使われています。 それに対して会議とは、 議題に対していろいろな意見を出すことは ミーティングと同じなのですが 「決定をする」 ことが含まれるのが会議です。 もちろん明確な定義や 決まりというものはないのですが、 「ミーティングよりも会議」 というように 重要度は会議の方があります。 他にも会議は会社の上の人たちが 多人数で決めることで、 ミーティングは各部署や 課の少人数で集まって 案を出して上司へ報告をするための 集まりとい考えもあります。 ミーティングと会議には それぞれ会社に考えによっても異なりますが、 ・集まる人数の違い 多いのは会議、少人数はミーティング ・参加者の違い 上司の集まりは会議、 それよりも下の人たちの集まりはミーティング ・時間の違い 短時間はミーティング、長時間は会議 ・場所の違い 会議はきちんとした部屋でおこなわれ、 公開をするものと非公開のものがありますが、 ミーティングは自由度が高いため その場で始まる場合もあります。 ・重要な決定があるか 会社にとって重要なことの 決定事項が含まれているのが会議で、 いろいろなアイデアや 意見を出すのはミーティング 他にもGoogleのハングアウトや スカイプなどをつかって話をするのも ミーティングといえますので ミーティングの方が 自由度が高い印象です。 ミーティングの進め方5選 意味のあるミーティングにする方法を 教えてもらったことがある人はいないでしょう。 その理由としては会議やミーティングは 会社の伝統のように根付いていることから、 過去の流れを変えられない ということがあげられますし、 場合によっては自己満足のために ミーティングをしているからです。 しかし、正しいミーティングの 進め方を理解することで、 有意義な意味のある ミーティングができますので ぜひ参考にてください。 ミーティングの緊急度を決める まず、ミーティングをする理由が2つあります。 1つ目は定例ミーティング 2つ目は臨時ミーティング 定例ミーティングは 毎週や毎月のように決まった曜日や時間に 決められた人数で集まって 確認事項や状況確認、 進捗状況などを定期的に把握するために 行われるミーティングです。 その中に 「伝える」「提案する」「決める」などの 要素もありますね。 定例ミーティングを行うことにより、 密に社員同士や上司との 交流や連絡を取ることができますので 仕事の進め方のずれをなくせます。 他にも意思の疎通、 コミュニケーションを取ることができる。 という意味で 継続して行うことに意味があります。 それに対して臨時ミーティングとは 緊急性がある集まりです。 指示を出す、仕事の変更をする、 新たな提案をするなど 現在進めている状況の把握や変更を 即座に行うために集まります。 議題を明確に決めておく ミーティングをする場合に大事なことが、 「このミーティングで何をきめるのか?」 です。 明確な議題がないミーティングは 時間の無駄でしかありません。 みんなで 目的意識をもって ミーティングへ取り組みましょう。 議題を決めることはわかると思いますが、 抽象的な議題ではなく、 具体的な議題で話し合いをすることが大事です。 例えば、 「本日は新商品について考えよう」 という議題でミーティングを開催をした場合、 新商品の話にはなるのですが 具体的に何を決めるのかが明確ではないため、 だらだらとしたミーティングになる 可能性が高いです。 だらだらとして意味のないミーティングを避けるためにも 大事な要素をいえますね。 事前準備を徹底しておく。 議題が決まったら会議をするメンバーに 前もって議事録を送付しておきましょう。 議事録に先ほど紹介をした 具体的な議題を記載しておくことにより、 意味のある有意義な時間で話し合いが可能となります。 また、ゴールを設定しておくことで そのための案を事前に考えておくことができるため ミーティングに集まった際に すぐに本題の話を進めることが可能になり 無駄な時間を省くことができます。 他にも良いミーティングをしていくためには 参加メンバーへ宿題を出しておく という方法も1つです。 先ほどのような ネーミングのようなミーティングの場合、 最終的に上の人たちの ミーティングで決めることになるになります。 そのため議事録の時点で 各部署や各チームで 「良いネーミング案を3つ出してほしい」 と書いておくと、 具体的なネーミングの案がでてきます。 ほかにも資料やイラストなどを 渡しておくことで わかりにくいことや用語などを 先に理解をしておくことが可能になり、 ミーティングがスムーズに進み 無駄な時間をなくすことができます。 ミーティングの日程が決まったら できるだけ早く議事録を 配布して準備を整えましょう。 役割を決める。 進行役、タイムキーパー、筆記など 会議に出ているメンバーで 具体的に 役割を決めておきましょう。 ミーティングを開始してから 役割を決める場合もありますが、 正直それでは時間の無駄です。 そのため、会議へ参加をするメンバーへ 議事録を送付する場合には 同時に役割を指名しておきしょう。 参加者はその役割に徹することでスムーズに ミーティングを進めることができます、 進行役はミーティングの進行に徹して無駄な会話や、 目的から脱線をした話になった場合には 軌道修正をして本題に戻す役割があります。 またタイムキーパーは時間管理を徹底して 全体へ会議も残り時間などを伝えると スムーズに進行をしていけますので ミーティングへ参加する人の役割分担は 確実にしておきましょう。 時間を決める。 無駄なミーティングの最も多いのが 時間が守られていないということです。 ミーティングの目的は あくまでも議題についての話であったり、 決定をしたり、 ある程度の案をまとめることになりますので だらだらと長い時間を使ったとしても 良い案が生まれることはありません。 そのため 「このミーティングは〇時から60分で終わります」 と具体的にミーティングにかける時間を みんなで共有をしておきましょう。 人間は時間に決まりがないと どうしてもだらだらとしてしまいますが、 限られた時間しかない場合には 効率的な時間の使い方ができます。 ミーティングの時間をより効率的に使うために ここで紹介をしてる 「具体的な議題」 「事前の準備」 こんも2つはとても重要です。 また意味のないミーティングになりがちなのが、 開始時刻は守られているが 終わりの時間が決まっていないことです。 予定通り始まったけれども 終わりの時間が結局1時間すぎてしまった というケースはよくあります。 しかし無駄に残った1時間で革新的なアイデアが 生まれるとは思えません。 そのようにならないためにもタイムキーパーが しっかりとコントロールをしましょう。 もう1つ時間管理で大事なことはまとめです。 ミーティングの最後の10分くらいは まとめにも時間に使いましょう。 まとめをついつい おろそかにしている場合もあるのですが、 簡単に済ませてしまっては せっかく集まったミーティングも 無駄になる可能性があります。 10分前になったら、 まとめに入り今までの意見の総括と 次回へ繰り越しの議題も明確化されます。 発言をしていなかった人からの別の意見や 他のアイデアが生まれることもありますので ミーティングの時間管理と 最後の10分のまとめは重要です。 ミーティングの進め方のまとめ 以上がミーティングを進めていくための 大事なポイントとなります。 その中でも重要なことは、 「ミーティングをする前の準備」 と言えます。 緊急のミーティングの場合は 仕方ない部分もありますが、 ミーティングの日程が決まっている場合には ・目的も明確化 ・事前の準備のために前もって資料を渡しておく ・役割を明確化しておく ・時間は厳守 こんな風にルールを決めて ミーティングをしていくことにより 意味のないミーティングから、 有意義で効率的なミーティングに なりますので実践してみてください。

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